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Fonti legislative:

• D.L. n.357/1994 e art. 15 comma 2 legge 15/03/1997, attuati con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8/02/199, regole tecniche per la formazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici
• D.P.R. 28/12/2000 n.455: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, attuato con la deliberazione CNIPA del 19/02/1994, regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
• D.Lgs 23/01/2002 n.10: Nuova disciplina delle firme elettroniche, attuato con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/01/2004, regole tecniche per la formazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici
• D.Lgs 7/03/2005 n.82: Codice dell’amministrazione digitale,

Quindi:

• L’efficacia giuridica del “documento informatico” è stabilita dal D.P.R. 28/12/2000 n.455
• Le regole tecniche per la compilazione, trasmissione e conservazione dei documenti informatici sono trattate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/01/2004 e dalla deliberazione CNIPA del 19/02/1994
• Le modalità di assolvimento degli obblighi tributari e la nuova disciplina sulla firma elettronica sono definite con il D.Lgs 23/01/2002 n.10
• Gran parte della normativa è richiamata e in parte riformulata dal D.Lgs 7/03/2005 n.82 “Codice dell’amministrazione digitale”

Già dal 1994 è consentito tenere le scritture contabili con sistemi meccanografici, stampare le scritture obbligatorie nel termine previsto per le dichiarazioni dei redditi e conservarle per il tempo necessario.
Recentemente però la nuova normativa consente non solo la tenuta delle scritture con modalità informatiche ma esclude anche l’obbligo di stampa. La inalterabilità delle scritture che prima era garantita dalla stampa ora è garantita dalla apposizione di una “firma digitale”.
Le scritture contabili “informatiche” assumono così oggi lo stesso rilievo giuridico di quelle tenute su carta.

E’ la firma elettronica qualificata (firma digitale) l’elemento essenziale che qualifica le registrazioni informatiche. La firma garantisce l’identificabilità dell’autore, l’integrità del documento e la data di apposizione (marca temporale). Tutto questo a patto che i file contenenti le scritture non contengano macroistruzioni o codici eseguibili (file rtf, il formati pdf è opinabile).
La firma digitale viene apposta utilizzando una smart-card nominativa e personale, questa non deve appartenere necessariamente al rappresentante legale della ditta ma anzi è possibile e/o consigliabile fare riferimento ad un “responsabile specifico di settore”.
Le smart-card sono già abbastanza diffuse nel territorio in quanto lo stato ne impone l’uso per alcune pratiche telematiche e fino a poco tempo fa le camere di commercio le distribuivano grautitamente ai rappresentati legali di impresa. Essenzialmente la funzione principale della firma digitale è quella di soddisfare il requisito di inalterabilità nel tempo e di tracciabilità di eventuali modifiche apportate successivamente. La firma digitale deve essere apposta sul “documento informatico” a conclusione dell’esercizio cui le scritture si riferiscono, prima che le stesse siano utilizzate per la redazione del bilancio di esercizio. Altro elemento essenziale della firma digitale e la marca temporale, con questa si attribuisce, ad uno più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile ai terzi. A livello tecnico la firma digitale “produce” tre file:

1. un file ASCII con l’hash dei file
2. un file contenente il certificato di autenticazione della firma digitale
3. il documento informatico in chiaro, cioè in formato leggibile

Come già specificato sopra la firma può essere posta da diversi soggetti:

• dallo stesso imprenditore cui sono riferibili
• da un soggetto appositamente individuato all’interno dell’impresa
• dal professionista che tiene abitualmente la contabilità
• da un soggetto terzo esterno all’impresa

Con la normativa attuale è quindi possibile:

• continuare a tenere le scritture contabili in maniera informatica (o con sistemi “meccanografici”) con l’obbligo si stampa a fine anno, ma con la possibilità di conservare le scritture cosi’ stampate non piu’ su carta ma con modalità informatiche.
• tenere e conservare in modalità informatica le scritture conservando su carta solo quelle dei precedenti esercizi
• tenere e conservare le scritture con modalità informatica le scritture, adottando le modalità informatiche anche per la conservazione delle scritture dei precedenti esercizi.

In pratica quindi è possibile tenere aggiornate le scritture nei comuni software gestionali e stampare solo su eventuale richiesta degli organi competenti. Non bisogna dimenticare pero’ che il documento informatico soddisfa il requisito legale solo se sottoscritto con firma elettronica qualificata (firma digitale). Senza la firma digitale le scritture andrebbero necessariamente stampate e ricordo ancora che il documento informatico deve essere sempre leggibile, stampabile e deve essere possibile effetturare ricerche ed estrazioni di informazioni.

Il responsabile della conservazione, oltre ad attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva delle scritture contabili, deve garantire l’efficenza e la durata nel tempo dei documenti informatici che le contengono. Egli deve provvedere tra l’altro a verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati. Dalla disciplina si ricava inoltre, l’opportunità che il conferimento di incarico come responsabile della conservazione risulti da lettera d’incarico, e da una corrispondente accettazione.

Anche per le scritture contabili in modalità informatica occorre assolvere all’imposta di bollo. Non essendo possibile materialmente apporre le marche da bollo, il tributo va assolto in forma virtuale, e cioè con un versamento effettuato con modello F23 sulla base di una dichiarazione delle scritture effettuate. Il tributo và erogato ogni 2500 registrazioni
Sempre in merito all’imposta di bollo virtuale occorre effettuare due comunicazioni all’agenzia delle entrate:

• una preventiva comunicando il numero presuntivo delle registrazioni contabili che si presume di effettuare
• una comunicazione consuntiva entro il 31/01 dell’anno successivo per il saldo dell’evenuale differenza

Anche per la contabilità tenuta e conservata in modalità informatica il termine per la registrazione delle operazioni è sempre di 60gg dall’effetuazione delle operazioni, e i documenti informatici devono essere conservati (leggibili) per 10 anni.

Il punto dolente del passaggio alle scritture contabili in modalità informatica sta nella attuale impossibilità ad adempiere ad uno specifico obbligo di legge.
In particolare l’agenzia delle entrate obbliga obbliga il responsabile della conservazione a trasmettere ogni anno, entro il mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, l’impronta (hash) dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale. In altri termini, l’impronta dell’archivio deve essere accompagnata da una specifica sottoscrizione elettronica e da una specifica marca temporale. Non è ben chiaro il rilievo giuridico da attribuire a questo adempimento. Nel dubbio è prudente considerarlo un adempimento ulteriore e necessario ad ottenere la piena efficacia delle scritture sotto il profilo tributario. Le agenzie delle entrate locali pero’ non hanno ancora adottato questo provvedimento.

Altro punto dolente sta nell’obbligo di sottoscrizione elettronica da parte di pubblico ufficiale per i documenti originali unici. In questo caso è auspicabile una revisione della normativa, ed è opportuno ricordare che onde evitare (quasi totalmente) questo onere, è consigliabile non stampare le scritture contabili, in quanto andremmo a produrre un originale unico cartaceo. Non stampando le scritture l’unico originale è il documento digitale, “firmabile” digitalmente da chiunque ( non dal pubblico ufficiale).